مستندسازی واحدهای مختلف شرکت با رویکرد بازاریابی

بررسی تئوری های سازمان و مدیریت نشان می دهند که نظریه پردازان مکاتب مختلف برای تجربه سازمانی و مستند سازی ارزش زیادی قائل بوده اند که به ویژه در بین صاحب نظران مکتب کلاسیک از اهمیت خاصی برخوردار بوده است؛ به طوری که یکی از جریان های اصلی آن، یعنی مدیریت علمی، مدافع سرسخت تجربه بود. این درحالی است که موضوعی که در سازمان‌ ها و پروژه‌ های ایرانی کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، موضوع مستند سازی است.

 

مستند سازی با قصد ایجاد حافظه سازمانی انجام می‌گیرد و به معنی جمع‌آوری، سازماندهی، پالایش و انتقال اطلاعات ارزشمند است که به دلایل گوناگون در خطر از دست رفتن هستند. علاوه بر این، مستند سازی از جمله اموری است كه منجر به روشن شدن وقایع گذشته می‌شود. در طول حیات هر سازمان و در دوران انجام هر پروژه، كارهای بزرگ و مهمی انجام می‌شود، ولی به علت فشار زیاد كاری، كسی آن‌ها را ثبت نمی‌كند و دیگران خبری از روش‌های اجرایی، تجارب، خلاقیت‌ها، موانع و مشکلات اجرا ندارند. لذا در این مقاله و با رویکرد کتابخانه ای به بیان اهمیت مستند سازی و نقش آن در بهبود عملکرد سازمان پرداخته می شود.

 

 

 

مستندسازی

اصطلاح مستند سازی به معنای ثبت و ذخیره سازی، كدگذاری، و طبقه بندی دانش و تجربیات مفید است. وجه اشتراك تمامی اقدامات مستند سازی را می توان مكتوب نمودن هدفمند بخشی از دانسته ها و آگاهی های انسان دانست. در برخی از منابع، مراحل مستند سازی اینگونه بیان شده است.


• پی جویی، گردآوری، ضبط و تدوین مجموعه اسناد و مدارك مربوط به هر اقدام
• تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارك یاد شده از نظر موضوعی و زمانی
• تطبیق برنامه ها/ عملكردها و تعیین موارد افتراق آن با ذكر دلایل بروز اختلاف و افتراق

 

استفاده از تجارب مستند شده مدیران به عنوان یکی از ارزشمند ترین سرمایه های بشری است. به عبارت دیگر مستند سازی و مجموع تمام تجربیاتی که در موقعیت ها و شرایط متفاوت حاصل شده اند، می تواند مدیران و سازمان ها را در جهت نیل به اهداف کلان و استراتژیک خودیاری رساند.

در مجموع می توان کارکردهای مستند سازی را اینگونه برشمرد که؛ مستندسازی می تواند تصویری کلی از فرایندها و توالی انجام آنها ارایه دهد. مستند سازی ضمن نشان دادن توالی و سلسله مراتب فعالیت ها، در تقویت نگرش یکپارچه به فرایند آموزش مؤثر می باشد. ازسویی دید مشترک نسبت به اجرای فرایندها و انتقال تجارب ایجاد می نماید. موجب درک اهداف و استراتژی و نحوه عملیاتی کردن آن می شود. اهداف و استراتژی ها از طریق فرایندها محقق می شوند و لذا فرایندها باید به گونه ای طراحی شوند که زمینه عملی شدن آنها را فراهم سازند. بدیهی است مستند سازی باید قادر به تبیین نقش و اهمیت فرایندها دردستیابی به اهداف و استراتژی های آموزش باشد.

فرایندهای اصلی و درک تعاملات آنها توسط مستند سازی شناسایی می شود. البته همه فرایندها از اهمیت یکسانی برخوردار نمی باشند. برخی از اهمیت بیشتری برخوردارند و بهبود آنها منتج به اثر بخشی آموزش می گردد. از این رو مستند سازی باید با شناسایی فرایندهای اصلی و زیر فرایند های آن و نحوه تعامل آنها با یکدیگر به تحقق اهداف پیش بینی شده کمک نماید. 
 

 

 

 

مستندسازی, مستندسازی اطلاعات سازمان, اصول مستندسازی, مستندسازی پروژه, تحقیق مستندسازی, آموزش مستندسازی, مزایای مستندسازی, بازاریابی, فروش, مشاوره مستندسازی اطلاعات, استاندارد مدیریت, اطلاعات, برترین شرکت مشاور